Sjekkliste for skjermdeling og opptak før du bestemmer deg

Hva skal opptaket brukes til?

Det første spørsmålet er ikke teknisk. Skal opptaket vises direkte i et webinar, deles i etterkant med kollegaer, eller ligge på et intranett i månedsvis? Svaret avgjør nesten alle valgene som følger: oppløsning, filformat, lydkvalitet og hvor mye tid du bruker på oppsettet. En kort intern briefing som slettes etter en uke trenger ikke samme omtanke som et webinar kunder skal se flere ganger.

Skriv svaret ned i én setning før du åpner programvaren. Mange hopper over dette og ender med å ta opp alt i høyeste kvalitet, noe som gir enorme filer ingen får åpnet. Andre tar opp i for lav kvalitet, og så blir tekst i presentasjonen uleselig. En setning som «dette er en ti minutters briefing for salgsteamet, vist på skjerm i møterom» gir deg et tydelig utgangspunkt.

Test skjermdelingen før du trykker opptak

Skjermdeling oppfører seg ulikt avhengig av om du deler hele skjermen, ett vindu eller en fane. Velg det som passer innholdet, og sjekk hva tilhørerne faktisk ser. Varsler fra e-post og chat dukker lett opp midt i en presentasjon hvis du deler hele skjermen. Slå på forstyrr ikke-modus, lukk programmer du ikke trenger, og rydd skrivebordet for filer med navn du helst ikke vil vise frem.

Gjør en kort prøvedeling med en kollega, eller åpne møtet fra en annen enhet og se det selv. Da oppdager du om teksten er stor nok, om musepekeren følger med, og om bildet henger. Tenk også på skjermoppløsningen din: en stor skjerm på 4K kan gi små bokstaver hos mottakeren. Senk oppløsningen eller zoom inn i dokumentet før du begynner.

• Slå på forstyrr ikke på maskinen
• Lukk e-post, chat og unødvendige faner
• Del vindu eller fane i stedet for hele skjermen når det går
• Kontroller at skriften er lesbar på en annen enhet

Velg opptaksinnstillinger du faktisk trenger

Opptaksprogrammer har mange innstillinger, og de fleste kan stå på standard. Det som betyr noe, er bildefrekvens, oppløsning og hvor lyden hentes fra. For en presentasjon med lysbilder og tale holder det normalt med 30 bilder i sekundet og full HD. Høyere verdier gjør filen tyngre uten at noen ser forskjellen i et briefingmøte.

Sjekk også lydkilden. Mange opptak blir stille fordi programmet tar lyd fra maskinens innebygde mikrofon, mens du snakker i en ekstern. Velg riktig inngang i programmet, ikke bare i operativsystemet. Ta et tretti sekunders prøveopptak, spill det av med hodetelefoner og lytt etter sus, ekko og knitring. Det tar to minutter og sparer deg for å gjøre hele briefingen om igjen.

Filformat og lagring

Filformatet bør passe dit filen skal. MP4 er et trygt valg for de fleste formål, fordi nesten alle enheter og videospillere kan åpne det. Noen opptaksprogrammer lagrer som standard i formater som krever konvertering før de kan deles. Finn ut dette før opptaket, ikke etter at du har tatt opp en times webinar.

Tenk også på hvor filen havner. Har du nok ledig plass på disken? Er lagringsmappen synkronisert med en skytjeneste som kan bremse maskinen midt i opptaket? Sett en fast mappe med et tydelig navn, og bruk en filnavnsregel, for eksempel dato og tema. Om seks måneder skal du finne igjen opptaket uten å åpne ti filer som alle heter «opptak».

• Velg MP4 hvis du er i tvil
• Kontroller ledig diskplass før start
• Bruk fast mappe og enkel navneregel

Hvem skal betjene opptaket?

I mange bedrifter er den som presenterer også den som styrer opptaket. Det fungerer for korte briefinger, men blir sårbart når du skal snakke, bytte lysbilder og følge med på opptaksknappen samtidig. Vurder om en kollega kan starte og stoppe opptaket mens du konsentrerer deg om innholdet.

Hvis noen andre skal overta oppsettet, trenger de en kort, skriftlig oversikt: hvor programmet ligger, hvilke innstillinger som er valgt, og hvor filen lagres. Dette er grunnen til at jeg bruker en sjekkliste i kurset. Den som overtar, skal kunne gjennomføre et opptak uten å ringe deg midt i det. Test overleveringen en gang før den gjelder.

Gå gjennom punktene før beslutningen

Når du har svart på de fem spørsmålene over, ser du som regel hva oppsettet ditt krever. Noen ender med en enkel løsning: delt skjerm, standard innstillinger og en ekstern mikrofon. Andre ser at de trenger mer øving eller bedre lyd før de tar opp noe som skal deles utenfor huset.

Ikke bestem deg for mer utstyr eller dyrere programvare før du har kjørt en prøve. Mesteparten av problemene ved skjermopptak skyldes valg i programmet, ikke manglende utstyr. Ta et kort prøveopptak, se det fra mottakerens plass, og skriv ned hva som skurret. Den listen er det beste utgangspunktet for neste steg.

• Formålet med opptaket er skrevet ned
• Skjermdeling er prøvd med en annen enhet
• Lydinngang og format er kontrollert
• Lagringsplass og mappe er klar
• Overleveringen er testet