Slik gjøres skjermdeling og opptak i praksis, steg for steg

Vi begynner med en tom skjerm

Når deltakerne setter seg ned, ber jeg dem ikke åpne presentasjonen først. Vi starter med et rent skrivebord og en tom opptaksmappe. Det virker kanskje enkelt, men de fleste skjermopptak går galt fordi det ligger tre varslinger, en halvskrevet e-post og et privat bakgrunnsbilde på skjermen idet man trykker opptak.

Første øvelse er derfor å rydde. Vi lukker faner, slår av varsler, velger en nøytral bakgrunn og bestemmer hvilket vindu som skal deles. Deltakerne merker raskt at et ryddig utgangspunkt sparer dem for å klippe bort feil i etterkant. Dette er arbeidet ingen ser i det ferdige opptaket, men som avgjør om det er brukbart.

• Slå av varsler før opptak
• Lukk alt som ikke skal vises
• Velg ett vindu eller hele skjermen bevisst

Del hele skjermen eller bare ett vindu

Mange vet ikke at valget mellom hele skjermen og ett enkelt vindu endrer hele opplevelsen for seerne. Deler du hele skjermen, ser alle det du gjør, også når du bytter program eller henter frem et dokument. Deler du ett vindu, holder du fokus, men mister kontrollen hvis du må vise noe annet underveis.

På kurset lar jeg deltakerne prøve begge deler med samme innhold. De ser selv hvordan et briefingopptak blir roligere når bare presentasjonsvinduet vises. For webinarer med demonstrasjon i flere programmer er hele skjermen ofte riktig, men da må skrivebordet være klart. Vi skriver ned valget i sjekklisten, slik at det blir en beslutning og ikke en tilfeldighet.

Opptaksinnstillinger som faktisk betyr noe

Ingrid og jeg bruker tid på de få innstillingene som påvirker resultatet: oppløsning, bildefrekvens, hvilken lydkilde som tas opp og hvor filen lagres. Deltakerne får ofte inntrykk av at programvaren har hundre valg, men i praksis holder det å forstå fire eller fem av dem.

Vi tar et testopptak på ti sekunder, spiller det av og sjekker tre ting: er teksten lesbar, hører vi stemmen tydelig, og følger lyden bildet. Finner vi en feil, endrer vi én innstilling og tar testen på nytt. Å endre én ting av gangen er en vane jeg prøver å få inn hos alle, fordi det gjør feilsøking forståelig også for de som ikke er teknisk anlagt.

• Test alltid ti sekunder først
• Sjekk at riktig mikrofon er valgt
• Endre én innstilling om gangen

Filformater og hva mottakeren skal gjøre med filen

Filformat blir ofte glemt til opptaket er ferdig. Da oppdager man at filen er for stor til e-post, eller at kollegaen ikke får spilt den av. Vi snakker derfor om formatet før vi trykker opptak, og spør alltid: hvem skal se dette, og hvor?

En briefing som skal ligge på et internt filområde har andre behov enn et webinar som skal lastes opp til en kursside. Deltakerne lærer å velge et vanlig format som de fleste enheter spiller av, og å se på filstørrelsen i forhold til lengden. Vi eksporterer samme opptak i to varianter og sammenligner resultatet, slik at valget bygger på det de selv har sett.

Øvelse med en kollega som tilskuer

Den mest lærerike delen er når deltakerne holder en kort briefing for en annen i gruppen. Tilskueren ser kun det som deles, og får i oppgave å notere hva som forstyrrer. Svarene er ofte overraskende: musepekeren som flakker, en fane med feil navn, eller lyden som kommer sent.

Deretter bytter vi roller. Den som presenterte får se opptaket og oppdager ting hun ikke la merke til i øyeblikket. Dette gir en ærlig tilbakemelding uten at jeg må påpeke feil. Etter to runder er det vanligvis tydelig hvilke vaner som må endres, og deltakerne tar med seg notatene inn i sin egen sjekkliste.

• Tilskueren noterer hva som forstyrrer
• Bytt roller og se opptaket sammen

Det som blir igjen etter kurset

Når dagen er over, har hver deltaker et ryddig oppsett de kan gjenta, en liste over innstillinger de har testet, og et opptak de selv har laget og vurdert. Vi lover ikke et profesjonelt studio, men et opptak som er lett å følge og som kan lages uten hjelp fra IT hver gang.

Jeg ber også deltakerne skrive ned tre ting de skal gjøre annerledes neste gang. Det er ofte små justeringer: lukke faner, teste lyd først, velge format på forhånd. Slike vaner gir mer enn dyrt utstyr, og det er dem vi jobber med fra første til siste time.