Skjermdeling og opptak: hva det koster og hva som styrer prisen

Hvor pengene egentlig går

Når bedrifter spør meg om skjermdeling og opptak, handler det første spørsmålet nesten alltid om programvare. Etter noen år som instruktør ser jeg at det sjelden er den største posten. Det som koster, er som regel tid: tiden det tar å finne riktige innstillinger, å teste, å gjøre opptaket om igjen fordi lyden uteble eller fordi feil vindu ble delt.

Pengene fordeler seg grovt på tre ting: programvaren du tar opp med, maskinen som skal klare å kode video mens den også viser en presentasjon, og lagringen filene trenger. Hver av dem kan være nesten gratis eller ganske dyr, avhengig av hva du skal bruke opptaket til.

Denne artikkelen er den første av tre om skjermdeling og opptak. Her tar jeg kostnadssiden. Selve øvelsene og arbeidsmåten kommer det andre steder i kurset, så her holder jeg meg til hva som driver prisen.

• Tid til testing og oppsett er ofte den største kostnaden
• Programvare kan være gratis eller koste per bruker
• Maskin og lagring avgjør hvor smidig det går

Programvare: gratis, innebygd eller betalt

De fleste kontorer har allerede et verktøy for videomøter som kan ta opp skjermen. For en enkel intern briefing på ti minutter er det ofte nok. Du trenger ikke kjøpe noe ekstra, og du slipper å lære et nytt program. Begrensningen er at du har lite kontroll over bildekvalitet, lydspor og filformat.

Egne opptaksprogrammer gir deg mer styring: du kan velge oppløsning, bildefrekvens og hvilke lydkilder som tas med. Noen er gratis, andre koster en månedlig sum per bruker. Spørsmålet jeg stiller deltakerne er enkelt: hva trenger du å kunne som du ikke kan i dag? Svarer du ikke konkret, er det sjelden grunn til å betale.

Husk også at lisenser ofte gjelder per person. Skal fem kolleger kunne ta opp, ganger du prisen med fem. Da lønner det seg å bli enige om ett verktøy i stedet for at hver avdeling velger sitt eget.

Maskinen og lagringen

Et opptak med skjermdeling og samtidig kamerabilde belaster maskinen mer enn mange tror. En eldre bærbar kan henge, miste bilder eller la lyden gli ut av synk. Det er sjelden løsningen å kjøpe ny maskin med en gang. Start med å lukke andre programmer, senke oppløsningen og teste en kort prøve.

Lagring er den stille kostnaden. Et opptak i full oppløsning kan fort bli flere gigabyte per time. Har bedriften felles lagring med begrenset plass, bør du bestemme på forhånd hvor filene skal ligge og hvor lenge de skal beholdes. Ellers fylles disken uten at noen merker det.

Filformatet påvirker også regningen. Et tungt format gir fin kvalitet, men tar plass og er tregt å dele. Et lettere format passer for webinarer som skal ligge på intranettet. Velg etter bruk, ikke etter hva programmet foreslår som standard.

• Test et kort opptak før du bestemmer deg for ny maskin
• Avklar lagringsplass og oppbevaringstid på forhånd
• Velg filformat etter hvor opptaket skal brukes

Hva gjør et opptak dyrere enn nødvendig

Det vanligste jeg ser, er opptak som må gjøres om. Feil mikrofon er valgt, varsler popper opp midt i delingen, eller hele skrivebordet deles når bare ett vindu skulle vises. Hvert nytt forsøk koster tid for flere personer, og med et webinar på timeplanen blir det fort dyrt.

Et annet tegn er at oppsettet ligger i hodet til én person. Når hun er syk, står de andre uten å vite hvilke innstillinger som gjelder. Å skrive ned valgene, og ha en enkel sjekkliste, sparer mer enn noen programvarelisens gjør.

Til slutt: for mange verktøy. Når teamet bruker ett program til å ta opp, et annet til å dele og et tredje til å klippe, øker både opplæringstiden og feilmulighetene. Færre verktøy som alle kan, er billigere enn mange som bare noen få behersker.

• Opptak som må gjøres om
• Innstillinger som bare én person kjenner
• For mange ulike verktøy i samme team

Slik holder du kostnaden nede

Begynn med bruken, ikke med utstyret. Skriv ned hvem som skal se opptaket, hvor lenge det skal ligge tilgjengelig og hvor ofte dere tar opp. Det avgjør nesten alt annet. En ukentlig intern briefing krever et helt annet oppsett enn et kundewebinar som skal publiseres.

Bruk det dere har før dere kjøper noe nytt. Kjør en prøve, hør på lyden med hodetelefoner og se på bildet i full størrelse. Finner du ikke et konkret problem, er det ingenting å løse med penger. Finner du ett, vet du nøyaktig hva du skal bruke dem på.

Sett av litt tid til øving. Et par korte økter der flere i teamet prøver oppsettet, gjør at feilene dukker opp når det ikke koster noe. Det er den billigste forsikringen jeg kjenner til for et webinar.

Når det lønner seg å betale for hjelp

Noen ganger er det rimeligere å få en ekstern gjennomgang enn å lete selv. Har dere prøvd i ukevis uten å få lyden og bildet til å fungere sammen, er det et tegn. En kort gjennomgang av maskin, programvare og innstillinger kan løse det på en formiddag.

Det samme gjelder om flere skal bruke oppsettet og det må overleveres. Da hjelper det å ha en tydelig beskrivelse som en operatør kan følge uten å ringe deg. Det er en kostnad som betaler seg igjen hver gang noen andre tar opp.

Vær kritisk til tilbud som lover mye utstyr. For de fleste kontorer er behovet beskjedent, og en ryddig gjennomgang av det som allerede finnes, gir mer enn en handleliste.

• Ukevis med feilsøking uten resultat
• Flere brukere som skal overta oppsettet