Listen som bare finnes i hodet ditt
Den første feilen jeg ser på kurset, er at sjekklisten aldri blir skrevet ned. Deltakeren har gjort oppsettet mange ganger og vet hva som skal sjekkes, så listen får ligge som en vag følelse. Det fungerer helt til noen andre skal gjøre jobben, eller til du selv er stresset fem minutter før et webinar.
En liste som ikke står på papir eller på skjermen, kan ikke deles, og den kan ikke forbedres etter en dårlig opptaksdag. Skriv den derfor ned første gang du setter opp, selv om den bare har åtte punkter. Du kan alltid stryke og legge til senere.
Hold den kort nok til å leses mens du står ved kameraet. En side er nok for et kontoroppsett. Lengre lister blir hoppet over, og da har du like gjerne ingen.
- Skriv listen første gang du setter opp
- Hold den til én side
- Bruk korte, tydelige punkter
Punkter som ikke kan avkrysses
Mange lister inneholder formuleringer som «sørg for god lyd» eller «sjekk at bildet ser bra ut». Det er ønsker, ikke oppgaver. Den som leser dem, vet ikke når punktet er ferdig, og avkrysser det etter et raskt blikk.
Et godt punkt beskriver en handling med et synlig resultat. «Si en setning i mikrofonen og se at nivåmåleren ligger mellom midten og toppen» kan faktisk utføres og kontrolleres. «Ansiktet fyller omtrent to tredeler av bildehøyden» gir samme tydelighet for kameraet.
Gå gjennom listen din og spør om hvert punkt: hvordan vet jeg at dette er gjort? Hvis du ikke kan svare, må punktet skrives om før det er med i den ferdige versjonen.
- Skriv handling og forventet resultat
- Unngå ord som «bra» og «god»
- Test hvert punkt selv før du deler listen
Feil rekkefølge gir dobbeltarbeid
En vanlig feil er å sortere punktene etter hva man kommer på, ikke etter hva som må skje først. Resultatet er at du justerer lyset, flytter kameraet og må justere lyset igjen. Eller du starter opptaket før du har sjekket hvilken inngang mikrofonen bruker.
Tenk i faser. Først rommet og stolen, så kamera og lys, deretter lyd, til slutt skjermdeling og opptaksinnstillinger. Til slutt kommer en prøvetagning på ti sekunder som du spiller av.
Når rekkefølgen følger arbeidet, går sjekklisten raskere, og du slipper å huske hva du allerede har rørt. Den hjelper også operatøren, som kan følge den uten å spørre deg underveis.
- Rom og sittestilling først
- Kamera og lys før lyd
- Prøveopptak helt til slutt
Overlevering uten kontekst
Når oppsettet skal overleveres til en operatør, tror mange at sjekklisten dekker alt. Men listen sier hva som skal kontrolleres, ikke hva som er bestemt. Operatøren trenger å vite hvilken mikrofon som er valgt og hvorfor, hvor kameraet skal stå, og hvilke innstillinger som ikke skal endres.
Legg derfor ved en kort oppsummering øverst: utstyr i bruk, faste innstillinger og hva som er vanlig å gå galt. Marker gjerne plasseringen av kameraet og lyset med teip på bordet, slik at oppsettet kan bygges likt hver gang.
Be operatøren gjøre en prøvekjøring med deg tilstede første gang. Da oppdager dere hull i listen mens du fortsatt kan svare på spørsmål.
- Oppsummer utstyr og faste innstillinger
- Merk plasseringer med teip
- Gjør en felles prøvekjøring
Listen som aldri oppdateres
Den siste feilen er at sjekklisten blir et dokument man lager én gang og glemmer. Så byttes mikrofonen, programvaren får en ny meny, eller kontoret flytter til et annet rom, og listen beskriver et oppsett som ikke finnes lenger.
Etter hvert opptak som gikk skeivt, bør du stille ett spørsmål: hadde et punkt på listen forhindret dette? Hvis ja, legg det til. Hvis et punkt aldri hjelper, fjern det.
Skriv dato for siste endring nederst og hvem som gjorde den. Det gjør det enkelt å se om operatøren bruker nyeste versjon, og det gjør at listen blir ditt arbeidsverktøy, ikke et vedlegg til en gammel mappe.
- Revider etter hvert mislykket opptak
- Fjern punkter som ikke hjelper
- Merk listen med siste endring
En god sjekkliste er kort, skrevet i riktig rekkefølge og består av punkter du faktisk kan avkrysse. Den følges av en liten oppsummering når oppsettet overleveres, og den holdes oppdatert etter hvert som utstyret endres. Bruk de første minuttene til å teste den selv, før noen andre skal stole på den. Da blir overleveringen en vanlig arbeidsoppgave i stedet for en kilde til feil.